Bescherming privacy - GDPR bij AZW vzw

Privacyverklaring AZW vzw

Algemeen

Als atletiekclub AZW vzw (Atletiek Zuid West vzw) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

AZW vzw (Atletiek Zuid West vzw)
Zetel: Bekaertstraat 4 B, 8550 ZWEVEGEM
Emailadres: azw@atletiek.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door Atletiek Zuid West vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Atletiekliga en haar clubs (uitvoering overeenkomst) ;
- ter promotie van de atletiek (gerechtvaardigd belang) ;
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (met toestemming betrokkene) ;
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal
• Indien van toepassing : wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging.
• Beeldmateriaal : Er worden foto’s en video gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie en haar clubs. Deze kunnen openbaar gemaakt worden via onze AZW-gerelateerde websites, projectie op AZW-clubfeest, AZW-nieuwsbrieven, AZW-quiz en dergelijke meer.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:
- Personeelsleden van de Vlaamse Atletiekliga
- Verantwoordelijken van de club : clubsecretaris en hulpsecretaris van AZW vzw.
(heden zijn dit respectievelijk Johan Vaernewyck en Marie-Anne Decock)

Verstrekking aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:
• Voor de sportieve werking van de federatie aan de Vlaamse Atletiekliga ;
• Voor de sportieve en extra-sportieve werking binnen de club voor AZW-nieuwsbrieven en atletiek gerelateerde uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Verstrekking aan derden-ontvangers

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:
• Subsidiëring aan de lokale overheid.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Atletiekclub AZW vzw (Atletiek Zuid West vzw) bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Atletiekclub AZW vzw (Atletiek Zuid West vzw) verbindt zich ertoe de algemene gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen.
Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Atletiek Zuid West vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijziging privacyverklaring

Atletiekclub AZW vzw (Atletiek Zuid West vzw) kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 10/05/2018.
.
.
.
.
.
.
.
Privacy Policy AZW vzw

Dit document beschrijft de spelregels voor alle personen die toegang hebben tot persoonsgevens verzameld en beheerd onder de verantwoordelijkheid van atletiekclub AZW vzw (Atletiek Zuid West vzw).

De persoonsgegevens worden beheerd in de applicatie Alabus. De club deelt de gegevens met de federatie. De federatie zorgt voor het beheer van de applicatie en de technische GDPR-verplichtingen voor deze applicatie.
Er dient ten alle tijden discreet te worden omgegaan met persoonsgegevens. Deze mogen niet worden verspreid of bewaard buiten de grenzen aangegeven in de privacy verklaring van de club en het register van gegevensverwerking.
Persoonsgegevens worden nooit aan derden doorgegeven buiten de verwerkers en derden beschreven in de privacy documentatie.

Operationeel gebruik van de persoonsgegevens binnen de club :
• Alabus laat toe om makkelijk gegevens te exporteren. Gezien het operationeel voordeel is dit toegestaan voor de duur van de taak waarvoor deze gegevens noodzakelijk zijn. Na het beëindigen van de taak moeten de persoonsgegevens van de PC verwijderd worden.

Informatica-apparatuur waarmee toegang mogelijk is tot onze systemen waar persoonsgegevens worden bewaard of verwerkt mogen nooit onbewaakt worden achtergelaten. De toegang moet steeds met een sterk paswoord worden afgeschermd.

• Afgeschreven informatica-materiaal wordt steeds volledig blank gemaakt alvorens het de organisatie verlaat.

• Papieren archieven met persoonsgegevens (aansluitingskaarten, vergunningsaanvragen,…) worden steeds achter slot bewaard.

• Oude papieren archieven wordt vernietigd, niet gestort.
Wij beschouwen wedstrijdresultaten als behorende tot het “openbaar domein”. Deze informatie valt voor ons dus niet onder de hierboven beschreven spelregels, zelfs al bevatten deze gegevens naam, voornaam, geboortedatum en/of aansluiting (club).
Wanneer een persoon beroep doet op zijn recht tot schrapping wordt hij/zij niet uit onze wedstrijdresultaten, statistieken, palmaressen,… verwijderd.

De gegevens worden op volgende locaties bewaard:
Algemeen : Applicatie Alabus (gedeeld door federatie en clubs) gehost door MCSC met datacenters in België. De GDPR-verplichtingen worden door de federatie bewaakt.
Toegang tot Alabus (software voor ledenbeheer): De club heeft toegang tot de gegevens van de leden en gebruikt drie gebruikersprofielen (“club”, “kalender” en “read”).

Beeldmateriaal : digitaal en op papier (in het secretariaat van de club / Picasa / Flickr / Google drive / …).

Rechten van betrokken personen
Recht op vergetelheid
Bij een aanvraag tot wissen, worden de resultaten van wedstrijden niet gewist.
De club moet de federatie verwittigen om de gegevens van betrokken persoon effectief uit de database te schrappen.

Wij zijn van mening dat de club niet moet beschikken over een DPO (Data Protection Officer) omdat de club geen gevoelige gegevens verwerkt op grote schaal noch wordt er regelmatig observatie of analyse van de persoonsgegevens uitgevoerd.

( Privacy Policy AZW vzw – versie 10/05/2018 )